Never Mind The Bidmanager

De key-note van Richard tijdens het jubileumcongres van de APMP schuurde een beetje, was zeker sarcastisch en licht incorrect, verklaarde de existentiële vraag van dit congres (Overleef je?!) maar gaf in ieder geval een positieve kijk op de komende ontwikkelingen in bid- en proposalmanagement. 

Hieronder de volledige tekst van de key-note.

Je organiseert een jubileumcongres omdat je vakvereniging 15 jaar in Nederland bestaat en je geeft het de naam  – Overleef je?! –   Veel meer deprimerend en ambitieloos kan ik het niet verzinnen. En om zeker te weten dat het al het leven uit je is geslagen, vullen we dit aan met de ondertitel:  “Inkoop en verkoop noodgedwongen in het huwelijksbootje?”.  Ook al zo’n vrolijke benadering waar het visieloze vanaf straalt.

Een dergelijke titel voor je jubileum geeft wel aan dat ons vakgebied volgens de meerderheid in een impasse zit. Of is het, zoals ik denk, een bewijs dat veel mensen en organisaties zijn gestopt met denken en het hebben van ambities als het gaat om bid- en proposalmanagement.

Met de irritatie en frustratie over deze houding in het achterhoofd heb ik als titel voor mijn keynote vanmiddag gekozen voor ‘Never Mind the Bidmanager’. Een verwijzing naar ‘Never Mind the Bollocks’     waarschijnlijk de meest bekende punk LP, ooit gemaakt door de Sex Pistols. De millennials in het publiek, even opletten, want dit is essentiële geschiedenis. Punk ontstond eind jaren 70 omdat muziek en maatschappij zich ook in een impasse bevonden. Jongeren zagen ‘No Future’ en besloten het systeem om te gooien, actie te nemen, een veiligheidsspeld door je neus te boren, een hanenkam te boetseren en ….nou ja ze moesten het plan nog wat verder uitwerken…
Maar ze probeerden in ieder geval de impasse te doorbreken.

En ik denk dat het hoog tijd is dat wij, zoals we hier aanwezig zijn, de top van de Olympus van bid- en proposalprofessionals toch(?) ook die impasse gaan doorbreken. Misschien niet met een veiligheidsspeld door je neus maar door kritisch naar onszelf en onze organisatie te kijken en na te denken of wat we nu aan het doen zijn ook logisch is.

Maar om te verklaren waar we heen gaan, om ons te realiseren waar we nu in hemelsnaam op dit moment mee bezig zijn, is het goed om ook te kijken naar waar we vandaan komen.

In de tijd dat de bierviltjes ophielden te bestaan en de eerste grote offerte aanvragen op ons bureau belandden was er natuurlijk nog helemaal geen noodzaak om kritisch na te denken. Acquisitie deed je zittend naast de telefoon, we werkten allemaal nog fulltime dus tijd zat en een proposalstrategie was jouw product of dienst die je op dat moment kon aanbieden. En voor een wat meer complexe offerte haalde je een Projectmanager van de bank want die waren tenslotte goed met deadlines.

Dat bleek verrassend aardig te werken, de investeringen waren niet enorm en je won met enige regelmaat offertes met een behoorlijke omzet. Vanzelfsprekend motiveert winnen enorm en we kregen er meer lol in. Dus lieten we meer mensen offertes maken en wat bleek we wonnen nog meer, en toen bedacht iemand dat het logo van je klant in je offerte plakken een goed idee was (opletten he, dit is eeuwen geleden) want dan lijk je klantgerichter… en verdomd we wonnen nog meer. Een algehele cultuur van winnen en succes was ontstaan. Maar ja als iets een enorm succes is wil iedereen meeprofiteren en gaat iedereen het kopiëren. De markt werd steeds competitiever en het werd steeds lastiger om te winnen. En onder die druk en stress zijn we langzaam gestopt met kritisch nadenken.

Daar is de makkelijke weg gekozen ….als we meer willen winnen moeten we blijkbaar meer offertes schrijven…

We gingen steeds meer mensen inzetten want dan konden we tenslotte meer winnen. Binnendiensten, want die wisten wel iets van offertes, secretaresses met taalgevoel want het moest nagekeken worden. We trokken sales naar binnen want extra handjes en misschien wisten ze wel iets van een klantsituatie. Productie werd steeds belangrijker – aanbiedingen met een goede reden of strategie veel te lastig en tijdrovend. Meer offertes meer kans om te winnen.

En de druk werd steeds hoger. Dan maar geen aandacht meer voor offertes in de private sector daar draait alles toch om relatie en iedereen weet relaties zijn lastig. En bij aanbestedingen maakte de relatie toch niet uit? Want regeltjes over transparantie enzo. Lekker aanbestedingen…..lekker, heel veel regeltjes…….lekker regeltjes, zodat je niet meer hoeft na te denken.

Maar enorm veel succes boekten we nog steeds niet. En wat doen partijen zonder succes…die gaan klagen. Zo vond het MKB dat zij recht hebben op omzet. Met welke reden geen idee  – maar hop dan maken we gewoon weer een regeltje erbij en trekken we ze een beetje voor.

Tsja en als vervolgens ook de grote partijen gaan klagen en roepen dat ze zielig zijn want dat alsmaar inschrijven op al die aanbestedingen kost enorm veel tijd en is hartstikke duur – wat doe je dan –  regeltje erbij.  Zodat ze een vergoeding voor saleskosten krijgen. Niemand kan het uitleggen, maar toch lekker zo’n regeltje.

En als iedereen zo’n behoefte heeft aan regeltjes is er altijd wel een charlatan te vinden die onder het mom van een nieuwe methodiek wat nieuwe regeltjes verzint. Dominante informatie op twee pagina’s. Noemen we dat niet gewoon een managementsamenvatting?

En we accepteren het maar allemaal omdat we gestopt zijn met kritisch nadenken.

Op LinkedIn lees ik ellenlange discussies van mensen die hier wel tijd voor hebben maar geen tijd hebben voor een fatsoenlijke voorbereiding van hun offerte. “Ja maar Richard ik heb wel 3 aanvragen en 2 marktconsultaties lopen….wat verwachten die mensen wel niet van me….”waarschijnlijk dat je een keuze maakt!

Ga je met diezelfde persoon even koffie drinken bij de Starbucks dan weet je niet wat je hoort wanneer blijkt dat ze binnen 0,8 seconden wel 20 keuzes kunnen maken. Voor de maat beker, klein medium of groot, de soort koffie, filter, espresso, latte, mochaccino, met of zonder melk, soja melk volle melk of halfvolle melk, welke temperatuur afgekoeld of blaren in je bek, schuim of slagroom en ja doe de weekaanbieding er maar bij, een citroencake of een muffin………Tuurlijk kiezen is moeilijk.

Maar keuzes worden blijkbaar makkelijker als het resultaat je boeit.

“Ja lekker makkelijk Richard, maar plannen is net zo’n drama, vertraagde publicaties, uitstel….” en nog meer geklaag, je weet het natuurlijk nooit precies….

Maar wel op een zondagmiddag een week voor vertrek voor een rondreis door Maleisië weten te regelen, waar je als je op tijd vertrekt van je werk en je vrouw de koffers klaar heeft staan, precies op tijd door douane op Schiphol kan zijn, zodat je taxfree nog even een Fitbit kan scoren waarna je, door je vrouw lichtjes met haar been te laten trekken via zo’n elektrisch karretje het vliegtuig nog haalt dat een overstap van 11 minuten op Dubai heeft. Mocht je daar in de haast je kinderen kwijtraken is plan B al geregeld en geboekt zodat de hele familie op tijd is om per veerboot, die 1 maal per dag gaat, je hotel op te zoeken, om daar precies 14 uur te verblijven zodat je met die veerboot naar je binnenlandse vlucht naar het volgende hotel kan gaan en dat 6 keer om tenslotte als je weer op werk bent te vertellen dat dit toch wel de meest relaxte vakantie ever is geweest.

Maar plannen is blijkbaar makkelijker als het resultaat je boeit.

Phoe en dan hebben we het nog niet eens over het ontwikkelen van een proposalstrategie….
Daar beginnen we al helemaal niet meer aan. De klant kennen, waarvan? – weten wat de beste oplossing is, ik lees toch de eisen? – kijken naar de concurrentie, ik ga uit van eigen kracht!
“nee veel te moeilijk zo’n strategie man”.

Maar wat voor een s**thouding is dat?! Dan ben je toch gestopt met nadenken dan is de wil om te winnen toch helemaal verdwenen? Het lijkt wel of we vinden dat we recht hebben op omzet. En moeite doen een criterium is. Bedenk je wat die houding zou betekenen in de topsport. “Nee Max, 78 rondjes en probeer 1 tiende seconde sneller te zijn!” ….pff jongens, wat een gedoe voor 1 tiende seconde, weet je wel hoe warm het is in zo’n krap autootje…..nah ik voel het vandaag gewoon niet zo…”

En toch is het helemaal niet zo moeilijk om die impasse te doorbreken!

We hebben een vakgebied dat zich razendsnel ontwikkelt en dat de oplossingen voor de toekomst al klaar heeft liggen. Waarin vernieuwing en verbetering de sleutelwoorden zijn. De renaissance in bid- en proposalmanagement is aanstonds, de uil van Minerva heeft haar vleugels ……OK misschien sla ik wat door.
Maar we zijn ondertussen een volwassen vakgebied met een geaccepteerd helder theoretisch raamwerk, geaccepteerde kennis, eigen processen en tools en eigen opleidingen. Je hoeft alleen maar te kijken hoe je het inzet.

Veranderen lukt alleen met bewezen kennis. Twee jaar zijdelingse ervaring met proposals en een mening werkt niet meer. Geef mensen de mogelijkheid om de juiste kennis op te doen via trainingen en opleidingen op hun vakgebied.

Kijk naar je omgeving. En zie dat je grootste interne klant Sales opschuift van informerend naar pro-actief adviserend. Dat vergroot niet alleen de mogelijkheden van je proposals maar ook het belang en de zwaarte ervan. Dat verandert je rol maar vooral je mogelijkheden.

Of kijk naar je interne processen. En je ziet dat sequentiële processen zoals kwalificatie en het bepalen van een proposalstrategie (die ook altijd wat gekleurd waren) worden samengevoegd tot parallelle processen waarin ze worden gecombineerd en de uitkomst objectief en onvermijdelijk is.

Of kijk naar je proposal zelf en hoe mensen hiermee omgaan. Houd deze rekening met het overbrengen van de boodschap naar de lezer en vooral de wijze waarop zij informatie tot zich nemen. Van powerbrowser tot letter fetisjist. Wat doe je al grafisch, met video of Virtual reality.

Vanzelfsprekend kun je niet verwachten dat iemand al deze zaken beheerst, ze bestaan niet (en mochten ze wel bestaan, iedereen die we ook maar enigszins en met moeite de titel bidmanager hebben kunnen geven is nu ook wel bidmanager.) Daarom is misschien wel de grootste en meest logische verandering de specialisatie binnen bidteams. Van proposalwriters tot graphicsspecialist, van proposalmanager tot strategist. En wat intern niet voorhanden is kun je altijd extern halen.

Met al deze eenvoudige acties wordt winnen weer een voorspelbaar proces.

Maar je kan er ook voor kiezen niet na te denken, jezelf en je organisatie wijs te maken dat 30 of 40% een prachtig winpercentage is. Natuurlijk is het lastig om kritisch te zijn op jezelf en eventueel te veranderen. Maar ik mag graag de vergelijking tussen paard en wagen en de stoomlocomotief maken. Met de stoomlocomotief kwam je verder en hij ging veel sneller dan paard en wagen maar was ook lastiger te bedienen en er kwam meer bij kijken. –  met paard en wagen bleef alles hetzelfde en de wereld was veel eenvoudiger. Maar we weten allemaal wat er met paard en wagen is gebeurd.

Dus start weer met kritisch denken, zorg dat je uit die impasse komt.

Niet door een veiligheidsspeld door je neus te slaan, en een hanenkam op je hoofd te boetseren. Neem je verantwoordelijkheid  en ga weer kritisch denken: het is ons vakgebied dus onze verantwoordelijkheid.

Denk kritisch na welke kennis en jouw mensen en organisatie nodig hebben om te winnen

Denk kritisch na of je processen een winnende mindset stimuleren

Denk kritisch na of je  proposals nog wel van deze tijd zijn

Bid- en Proposalmanagers die kritisch nadenken en de juiste kennis toepassen bepalen hun eigen succes!