Natuurlijk kun je zeggen dat de enorme hoeveelheid aan vacatures voor bid- en proposalprofessionals een geweldig signaal is en dat ons vakgebied dus duidelijk de goede kant opgaat. Een drogredenering van jewelste, maar voor menig narcistische organisatie een logisch gevolg van de grote hoeveelheid succesvolle (?) proposals. Een onjuiste oorzaak/gevolg-relatie, gecultiveerd en bevestigd door ‘specialisten’ uit de eigen bubbel.
Een sektarisme wat kan duiden op het beangstigend verloochenen van het vakgebied aangezien het vaak resulteert in algemeen aanvaarde onnozelheid. Een goed voorbeeld zijn bidmanager-vacatures met eisen als “commercieel, flexibel en communicatief sterk”. Ze lezen als een horoscoop, waar ook altijd wel iets ‘past’, maar ze maken ook de onwetendheid van organisaties pijnlijk duidelijk. Er blijkt geen oog voor werkelijke verdiensten/ toegevoegde waarde en daarmee samenhangende certificering en criteria. Wat uiteindelijk kan leiden tot het afbreken van een strategische professie tot nep- of pseudo-vakgebied.
Wel de capability, niet de output!
Het ego kietelen met ongenuanceerde of ongeduide informatie is veelal de start van het probleem. Ja, Nederland staat op 1 in de wijze waarop we omgaan met bid en proposals volgens de “Proposal Benchmarker™ self-assessment” van onze collega’s in de UK. Een prachtig resultaat en opvallend, omdat we als land vaak de US en de UK volgden. Niet gepubliceerd is de proposalkwaliteit die dit oplevert.
Naast de Internationale benchmarkdata van onze collega’s gebruiken we in Nederland en België ook onze eigen vergelijkbare database specifiek voor het beoordelen en certificeren vanproposalmanagementorganisaties en het toetsen van de kwaliteit van proposals (t.o.v. best practices). En waar we inderdaad al jarenlang een stijgende lijn zien in capability, zien we ook al ruim 2 jaar een dalende tendens in proposal output-kwaliteit. Ogenschijnlijk tegenstrijdig maar wanneer er meer offertes worden geproduceerd door meer niet-gekwalificeerde medewerkers is het een te verwachten effect. Het verschil tussen succes en mislukking is niet het aantal voorstellen dat je doet. Het is je winstpercentage en de marge die je maakt.
Bidmanagement als pseudo-vakgebied
De beste manier om nep, oftewel pseudo, te herkennen is zoveel mogelijk te weten van het echte, in dit geval best practices. Niet eenvoudigweg feiten kennen maar de aard van het vak begrijpen, de criteria voor een bewijs, het ontwerp voor een onderscheidend antwoord, het wegen van bidteamprestaties, het coachen van een pitchteam, de vele aspecten die resulteren in een fantastische winnende output. Helaas lijkt dit nog steeds weerstand op te roepen en glibberen en glijden we er liever langs via de makkelijke weg, tegelijkertijd bevestiging zoekend dat dit toch echt de juiste weg is.
Ervan uitgaan dat alle (proposal-)kennis via spontane osmose tot je is gekomen, is wat naïef. Het begint met het erkennen van je vakgebied. Een meer strategische niveau bereiken betekent bij veel bedrijven dat we tegen een zekere weerstand op lopen. Hier langsheen manoeuvreren en je vervolgens beroepen op zogenaamde experts betekent een automatische degradatie naar een pseudo-vakgebied, een nep- of vals-vakgebied.
Waaraan herken je een pseudo-vakgebied
Het wordt alleen maar erger. Pedante wijsneuzen, alwetende aanbestedingsspecialisten, commerciële opportunisten bombarderen ons met argumenten en conclusies op basis van zelfverzonnen onzin en gefingeerde feiten. Een pseudo-vakgebied is niet geïnteresseerd in feitelijke gegevens en overduidelijke fouten en beweringen worden zelden herzien. Daarom is het nuttig om nader in te gaan op de verschillende kenmerken van een pseudo-vakgebied. En wanneer we de kwaliteit van onze output willen verhogen moet de aanwezigheid van één enkel kenmerk binnen een gemakkelijk gegeven advies eigenlijk al achterdocht wekken.
- Een pseudo-vakgebied begint met een hypothese, meestal een die appelleert aan emoties en die enigszins ongrijpbaar is. Vervolgens zoekt men alleen naar feiten die de hypothese steunen.
Bijvoorbeeld: “De Biddesk werkt keihard, zijn toppers en onze winratio is stukken beter dan die van een concurrent”. Tijdens onze benchmark is het vaak lastig om de onderbouwingen en feiten voor dit soort uitspraken boven tafel te krijgen. Wat zijn de criteria voor ‘hard werken’ en een ‘topper’ zijn, hoe meet je de winratio en waarom weten de winratio van niet 1 concurrent, zijn maar een paar vragen die meestal een veel langere reeks inleiden.
- Een pseudo-vakgebied wordt altijd absurd als je de gedachtegang erachter verder uitwerkt.
Bijvoorbeeld: De bid- of proposalmanager of de biddesk is verantwoordelijk voor het winnen van de opportunity (zoals nog verbazend vaak wordt gesteld in vacatures). Dus we houden geen rekening meer met sterkte van het bedrijf, positie, marktaandeel, omvang, reputatie, kwaliteit van producten, diensten, personeel en management, prestaties en ervaring in soortgelijke projecten, klantrelatie (respect, vertrouwen, begrip van problemen/zorgen enzovoorts een oplossing die wordt gezien als superieur aan de concurrentie of de mogelijkheden voor jou als bidmanager (budget, organisatie, zeggenschap) om een voorstel van hoge kwaliteit te maken - Een pseudo-vakgebied doet een beroep op valse autoriteit (of wantrouwen in algemeen aanvaarde feiten).
Bijvoorbeeld: Een aanbestedingsjurist wordt geaccepteerd als bid en proposalspecialist ondanks dat hij er nooit enige studie van heeft gemaakt, een journalist wordt als autoriteit op proposalteksten binnen gehaald zonder iets van achtergrond, een marketing executive legt uit hoe een proposalstrategie vorm te geven en ook al is dit in tegenspraak met alles wat op dit gebied bekend is. Vaak gaat men er van uit dat ze wel gelijk zullen hebben, terwijl argumenteren vanuit onwetendheid eigenlijk een elementaire vorm van bedrog is. - Een pseudo-vakgebied leunt zwaar op anachronistisch denken (wijsheid uit de oudheid).
Bijvoorbeeld: “Tekst is beter te beoordelen dan afbeeldingen” of de klassieker “Om meer te winnen moeten we meer offreren” of mijn favoriet “Je moet altijd van eigen kracht uitgaan”.
Hoe ouder een idee, hoe aantrekkelijker voor onze pseudo-vakgenoten. Hierbij wordt vaak geschermd met eigen onderzoeken die de stelling bevestigen. Maar wanneer je bijvoorbeeld wilt uitzoeken of beïnvloeding werkt bij een evaluatie en je interviewt 6 inkopers en 1 proposalprofessional dan zoek je waarschijnlijk meer bevestiging van je eigen mening. De proposalspecialist kan zo 10 manieren noemen, de 6 inkopers zullen zeggen dat dit nauwelijks mogelijk is. En zie hier 6 tegen 1 dat jouw mening de juiste was.
- En tot slot, een pseudovakgebied vindt haar eigen vocabulaire uit waarin veel functies, termen en werkzaamheden niet precies, dubbelzinnig of soms helemaal niet omschreven zijn. Je wordt dan vaak gedwongen om die beweringen te interpreteren in het licht van hun eigen vooroordelen.
Wat is bijvoorbeeld “tenderen”? Of een “tenderaar”? Waarom zou je geldigheid van bestaande functies en haar kwalificaties ontkennen? Bij de meeste vacatures voor bidmanagers is de tranentrekkende mores dat ‘in bezit van vlotte pen’ meer voorkomt dan APMP- of SPnl-certificering.
Bid- en proposalprofessionals der lage landen verenigt u
Een pseudo-vakgebied ontstaat door gemakzucht en commercieel gewin aan de ene kant en naïef vertrouwen en geloof aan de andere kant. Het probeert weerstand te vermijden door dezelfde boodschap vaker en luider te verkondigen in plaats van met argumenten te overtuigen. Het oorspronkelijke idee wordt nooit verlaten, hoeveel bewijs er ook tegen pleit.
Mensen die hun gezond verstand gebruiken vinden een pseudo-vakgebied vaak te onzinnig en te dwaas om gevaarlijk te kunnen zijn. Een gevaarlijke houding aangezien we weten dat we voor verbetering weerstand moeten trotseren. We weten allemaal dat professionele bid en proposalmanagers van bewezen toegevoegde kunnen zijn, dat zij winstkansen maximaliseren op ieder niveau in de organisatie.
Maar aanpassen of veranderen blijft lastig. Teveel bedrijven zijn bang om voorstellen te verliezen, ook al verliezen ze nu al meer proposals dan ze winnen. Deze risico-aversie wordt versterkt door de infiltratie van de ‘gemakkelijke weg’ uit het pseudo-vakgebied. Zo rechtvaardigen organisaties dat ze op de juiste weg zitten met het creëren van een proposalfabriek, drukken ze feitelijke informatie weg met halfslachtige vacatures voor nog meer bidmanagers en laten ze hun gezond verstand overwoekeren door kwalificeren of een winstrategie als een administratieve hobbel te zien. Zonder juiste voorstelling van zaken of erger, niet met voldoende kennis van zaken loopt niet alleen de kwaliteit van de bidorganisatie maar het hele vakgebied gevaar.
Bid- en proposalprofessionals laat daarom je organisatie gebruik maken van de standaarden in ons vakgebied, de definities en de best practices om de kwaliteit te verhogen, zorg dat ze geen toegang hebben tot oude dogma’s en help ze met nieuwe denkbeelden. Laat ze niet meer op zoek gaan naar een ‘senior tenderaar die creatief schrijft en van A to Z verantwoordelijk is voor de winnende aanbieding’.
Spreek management aan die net genoeg aan beoordelingen deelnemen om met de eer te strijken, maar onvoorbereid bij reviews aankomen en het vermijden om kwaliteit te definiëren, of die strategische plannen maken die alleen over de financiën gaan en aanmoedigen om alles te bieden, met een positionering die niets te maken heeft met het winnen van offertes. Of die verwachten dat mensen dankbaar zijn voor pizza omdat mensen een avondje doorwerken omdat deadlines gemist zijn.
Met z’n allen hebben we bereikt dat we in Nederland toonaangevend zijn in het opzetten van de capabele proposalorganisatie. Laat pseudo-specialisten en desinteresse ons niet in de weg staan om vast te houden aan kwaliteit en te profiteren van bid- en proposal best practices. Om er voor te zorgen dat bid- en proposalmanagement niet verwordt tot een pseudo-vakgebied. Het is tenslotte ons vakgebied en daarmee onze verantwoordelijkheid.
